01 Behandlingsansvarlig

Fotograf Alexander Coppo AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene som beskrives i denne erklæringen. Det betyr at vi bestemmer hvorfor og hvordan opplysningene behandles, og har ansvaret for at behandlingen skjer i samsvar med personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven.

Fotograf Alexander Coppo AS

Organisasjonsnummer 934 835 425

Tømmervågen 28, 5101 Eidsvågneset, Norge

E-post: hello@alexcoppo.com

Telefon: +47 932 63 559

Kontaktperson for personvern: Alexander Coppo

Virksomheten er ikke pålagt å ha personvernombud etter personvernforordningen artikkel 37, ettersom vi verken er en offentlig myndighet eller driver systematisk overvåking eller behandling av særlige kategorier personopplysninger i stor skala. Henvendelser om personvern rettes til kontaktpunktet over.

02 Hvilke personopplysninger vi behandler

Forespørsler og kontakt

Når du bruker kontaktskjemaet, sender e-post, ringer eller sender melding på sosiale medier, behandler vi navn, e-postadresse, telefonnummer, eventuelt firma og rolle, samt innholdet i henvendelsen og opplysninger du selv velger å oppgi om prosjektet.

Booking

Bookingskjemaet for boligfoto drives av Acuity Scheduling (Squarespace). Ved booking behandler vi navn, e-postadresse, telefonnummer, firma, adressen til objektet som skal fotograferes, ønsket tidspunkt, valgt tjeneste, praktiske opplysninger om tilgang — for eksempel avtale om nøkkel eller kodelås — og eventuelle opplysninger om beboer eller eier som er nødvendige for å avtale oppmøte. Avtalte oppdrag synkroniseres til vår kalender i Google Calendar og via iCal, slik at vi kan planlegge dagen.

Kundeadministrasjon, avtaler og fakturering

Vi behandler avtaler og lisensvilkår, faktura- og betalingsopplysninger, organisasjonsnummer og fakturaadresse, samt korrespondanse knyttet til oppdraget. Vi tar ikke imot kort- eller nettbetaling på nettstedet; oppdrag faktureres i etterkant gjennom regnskapssystemet vårt. Vi lagrer aldri kortnummer.

Fotografier og filmopptak

Bilder og droneopptak vi produserer kan inneholde personopplysninger — for eksempel gjenkjennelige personer, private eiendeler, familiebilder, navneskilt, post, kjøretøy med kjennemerke, eller adressen til en bolig. Se punkt 4 og 5.

Bruk av nettstedet

Når du besøker alexcoppo.com registreres tekniske opplysninger som IP-adresse, nettlesertype, operativsystem, tidspunkt, hvilke sider du besøker og hvilken side du kom fra. Se punkt 10.

Referanser og omtaler

Vi publiserer sitater fra kunder på nettstedet. Disse publiseres med fornavn og yrkesrolle, og bare etter at kunden har sagt ja til det. Du kan når som helst be om at en omtale fjernes.

03 Formål og rettslig grunnlag

All behandling av personopplysninger må ha et rettslig grunnlag. Under følger en oversikt over hva vi bruker opplysningene til, og hvilket grunnlag vi bygger på.

FormålRettslig grunnlagBesvare forespørsler og gi tilbudTiltak før avtaleinngåelse, GDPR art. 6 nr. 1 bokstav bMotta og bekrefte bookinger, planlegge og gjennomføre fotooppdrag, levere bilder og lisenserOppfyllelse av avtale, art. 6 nr. 1 bokstav bFakturering, regnskap og oppbevaring av bilagRettslig forpliktelse, art. 6 nr. 1 bokstav c, jf. bokføringslovenKundeoppfølging og markedsføring til eksisterende kunderBerettiget interesse, art. 6 nr. 1 bokstav f, jf. markedsføringsloven § 15Publisering av bilder i portefølje, sosiale medier og innsendelse til publikasjoner og konkurranserBerettiget interesse, art. 6 nr. 1 bokstav f — og samtykke der personer er gjenkjennelige, jf. åndsverkloven § 104Statistikk om bruk av nettstedet, inkludert Google AnalyticsSamtykke, art. 6 nr. 1 bokstav a, jf. ekomloven § 3-15Visning av innebygd innhold fra InstagramSamtykke, art. 6 nr. 1 bokstav a, jf. ekomloven § 3-15Drift, sikkerhet og feilsøking på nettstedetBerettiget interesse, art. 6 nr. 1 bokstav fDokumentasjon av droneflygingerRettslig forpliktelse og berettiget interesse, art. 6 nr. 1 bokstav c og fFastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskravBerettiget interesse, art. 6 nr. 1 bokstav f

Der vi bygger på berettiget interesse, har vi vurdert at vår interesse i å drive og markedsføre virksomheten ikke går foran dine rettigheter og friheter. Du kan alltid protestere mot slik behandling, se punkt 13.

04 Personopplysninger i fotografier

Et fotografi kan i seg selv være en personopplysning. Fordi vi fotograferer boliger, interiører og bygg, tar vi særlige hensyn:

• Vi unngår personer i bildene. Der personer likevel kommer med, er de normalt uidentifiserbare eller en underordnet del av motivet.

• Portrettbilder publiseres kun med samtykke. Etter åndsverkloven § 104 kan et fotografi som avbilder en person ikke gjengis eller vises offentlig uten samtykke fra den avbildede, med de unntakene loven angir. Vi innhenter samtykke før publisering.

• Vi fjerner private detaljer. Før og under fotograferingen ber vi om at personlige eiendeler, familiebilder, post og dokumenter fjernes fra motivet. Der det er praktisk mulig, kadrerer vi bort eller retusjerer bort navneskilt, personlige bilder og kjennemerker på kjøretøy.

• Bildearkiv. Vi beholder et arkiv over eget arbeid for dokumentasjon, portefølje og eventuelle senere lisensieringer.

Roller når vi fotograferer for en oppdragsgiver

Ved oppdrag for eiendomsmeglere, arkitekter og andre virksomheter er oppdragsgiver selv behandlingsansvarlig for sin egen bruk av bildene, for eksempel i en salgsoppgave eller på egne kanaler. Vi er selvstendig behandlingsansvarlig for vårt eget arkiv, vår kundeadministrasjon og vår markedsføring. Der vi behandler personopplysninger utelukkende på vegne av og etter instruks fra en oppdragsgiver, inngås databehandleravtale i tråd med GDPR artikkel 28.

Er du beboer eller eier av en fotografert eiendom?

Er du avbildet, eller mener du at et bilde viser private forhold du ikke ønsker publisert, kan du kontakte oss på hello@alexcoppo.com. Vi vurderer henvendelsen umiddelbart, og fjerner eller retusjerer bildet uten unødig opphold dersom innvendingen er berettiget.

05 Droneflyging

Luftfoto tas av oss selv. Vi er registrert som droneoperatør hos Luftfartstilsynet og flyr i samsvar med gjeldende regelverk for ubemannet luftfart.

• Kadrering. Kameraet rettes mot eiendommen oppdraget gjelder. Vi unngår innsyn i naboeiendommer, private uterom og vinduer, og sletter opptak som utilsiktet viser slikt.

• Flygingsdokumentasjon. Hver flyging registreres i Ninox Drone, systemet utviklet av Avinor for planlegging og registrering av droneflyginger i norsk luftrom. Registreringen inneholder opplysninger om operatør, sted og tidspunkt.

• Utstyrsleverandør. Dronen krever en brukerkonto hos produsenten DJI for å fungere. DJI behandler kontoopplysninger og enkelte tekniske flydata som selvstendig behandlingsansvarlig, etter sine egne vilkår. Se punkt 8 om overføring utenfor EØS.

06 Barn

Tjenestene våre retter seg mot næringsdrivende og voksne privatpersoner, og vi samler ikke bevisst inn opplysninger om barn gjennom nettstedet. Bilder der barn er gjenkjennelige publiseres ikke uten samtykke fra foreldre eller andre med foreldreansvar. For barn over 13 år innhentes i tillegg barnets eget samtykke der det er naturlig.

07 Hvem vi deler opplysninger med

Vi selger aldri personopplysninger, og vi utleverer dem ikke til tredjeparter for deres egen markedsføring. Opplysninger deles bare der det er nødvendig for å levere tjenesten eller der vi er rettslig forpliktet til det.

Databehandlere

Vi bruker leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne. Med hver av dem har vi databehandleravtale som begrenser bruken til våre formål og instrukser:

LeverandørFunksjonSquarespace Ireland UCDrift og hosting av nettstedet, kontaktskjema og nettstedsstatistikkAcuity Scheduling (Squarespace)Bookingskjema og timeadministrasjon for boligfotoSyrahostE-posttjeneste for hello@alexcoppo.comGoogle Ireland Ltd. / Google LLCGoogle Calendar for oppdragsplanlegging, Google Drive for fillagring, og Google Analytics for nettstedsstatistikkDropbox International Unlimited CompanyFillagring og levering av bildefiler til kundePholioBildegalleri for levering av bilder til kundeFiken ASRegnskapssystem, fakturering og bilagsarkivJi Thomassen Regnskap AS, org.nr. 919 763 558Ekstern regnskapsfører

Andre mottakere

• Underleverandører på oppdrag — for eksempel stylist eller assistent, som får de opplysningene som er nødvendige for å møte opp og utføre arbeidet.

• Sosiale medier — nettstedet viser innhold fra Instagram. Når slikt innhold lastes, kan Meta Platforms motta din IP-adresse og opplysninger om besøket. Dette skjer bare dersom du har samtykket til innhold fra tredjeparter. Meta er selvstendig behandlingsansvarlig for denne behandlingen.

• Luftfartsmyndigheter og dronesystemer — se punkt 5.

• Offentlige myndigheter — der vi er rettslig forpliktet til å utlevere opplysninger.

• Rådgivere — advokat eller inkassoselskap, dersom det er nødvendig for å fastsette eller forsvare et rettskrav.

08 Overføring utenfor EØS

Flere av leverandørene våre har morselskap eller underleverandører utenfor EØS, i hovedsak i USA. Det gjelder blant annet Squarespace, Acuity Scheduling, Google og Dropbox. Slik overføring skjer bare når det finnes et gyldig overføringsgrunnlag etter personvernforordningen kapittel V, i praksis:

• EU-kommisjonens beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, for eksempel EU–US Data Privacy Framework for sertifiserte amerikanske virksomheter, eller

• EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC), supplert med tekniske og organisatoriske tiltak der det er nødvendig.

Bruken av droneutstyr innebærer i tillegg at produsenten DJI kan behandle konto- og enhetsopplysninger utenfor EØS, herunder i Kina, etter sine egne vilkår. Ingen kundeopplysninger eller bildefiler deles med DJI av oss.

Du kan be om innsyn i hvilket grunnlag som gjelder for en bestemt overføring, og få en kopi av garantiene, ved å kontakte oss.

09 Hvor lenge vi lagrer opplysningene

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, og sletter eller anonymiserer dem deretter.

OpplysningLagringstidForespørsler som ikke fører til oppdragInntil 12 måneder etter siste kontaktKundeopplysninger, bookinger og korrespondanse i et kundeforholdGjennom kundeforholdet og inntil 3 år etter siste oppdragAvtaler, lisenser og oppdragsdokumentasjonSå lenge lisensen løper, og deretter så lenge det er nødvendig av hensyn til eventuelle rettskravRegnskapsmateriale, fakturaer og bilag5 år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13BildearkivSå lenge bildene har verdi som dokumentasjon, portefølje eller lisensobjekt, med mindre du protestererDokumentasjon av droneflygingerSå lenge gjeldende luftfartsregelverk krever detInformasjonskapsler og nettstedslogger. Se punkt 10

10 Informasjonskapsler og nettstedsdata

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som lagres på enheten din når du besøker et nettsted. Etter ekomloven § 3-15, som trådte i kraft 1. januar 2025, kreves det forhåndssamtykke som oppfyller kravene i personvernforordningen før det lagres eller hentes ut opplysninger fra utstyret ditt. Samtykket skal være frivillig, spesifikt, informert og utvetydig, og gis ved en aktiv handling.

Kravet gjelder ikke informasjonskapsler som er strengt nødvendige for å overføre kommunikasjon i nettverket, eller for å levere en tjeneste du selv har bedt om.

Nødvendige — settes uten samtykke

NavnFormålVarighetCrumbBeskytter skjemaer mot forfalskning av forespørsler på tvers av nettsteder (CSRF)ØktTest, _dd_cookie_test, _dd_site_testSjekker om nettleseren støtter informasjonskapslerØkt / utløper straks_dd_sRegistrerer feil i nettleseren4 timerRecentRedirectHindrer omdirigeringssløyfer ved bruk av egendefinerte URL-omdirigeringer30 minutter_ssidGjenkjenner enheter for å motvirke misbruk4 årss_performancecookiesAllowed, ss_marketingcookiesAllowedHusker cookievalget ditt30 dagerPHPSESSIDAutentiserer deg gjennom bookingen i Acuity Scheduling1 måned_grecaptchaReduserer søppelinnsendelser i bookingskjemaetIngen utløpsdato (localStorage)TZViser bookingtider i riktig tidssoneVedvarende (localStorage)squarespace-announcement-bar, squarespace-popup-overlay, squarespace-video-player-options, squarespace-likesHusker at du har lukket en melding eller et vindu, og videospillerens innstillingerVedvarende (localStorage)

Statistikk — settes kun ved samtykke

NavnFormålVarighetss_cid, ss_cpvisit, ss_cvrSquarespace-statistikk: gjenkjenner unike besøkende og økter2 årss_cvisit, ss_cvtSquarespace-statistikk: gjenkjenner pågående økt30 minutter_ga, _ga_<måle-ID>Google Analytics: skiller mellom besøkende og holder styr på økter2 år

Innhold fra tredjeparter — settes kun ved samtykke

Nettstedet viser innebygd innhold fra Instagram. Når dette lastes, kan Meta Platforms lagre informasjonskapsler og motta din IP-adresse. Innholdet lastes ikke før du har samtykket til markedsføringskapsler.

Slik trekker du tilbake samtykket

Valget ditt lagres i 30 dager. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ved å klikke Innstillinger for informasjonskapsler nederst på siden, som åpner det samme valgvinduet som cookiebanneret. Det er like enkelt å trekke tilbake et samtykke som å gi det.

Du kan i tillegg blokkere og slette informasjonskapsler i nettleserens egne innstillinger. Å sperre nødvendige informasjonskapsler kan gjøre at deler av nettstedet ikke virker.

Tilsynet med ekomloven § 3-15 er delt mellom Datatilsynet og Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (Nkom).

11 Markedsføring

Vi sender for tiden ikke nyhetsbrev, og vi har ingen liste med abonnenter.

Etter markedsføringsloven § 15 kreves forhåndssamtykke for å sende markedsføring til fysiske personer på e-post eller SMS. Unntaket er eksisterende kundeforhold: har du kjøpt tjenester av oss og oppgitt e-postadressen din i den forbindelse, kan vi sende deg markedsføring av tilsvarende tjenester. Du kan reservere deg mot dette både ved kjøpstidspunktet og i hver enkelt henvendelse. Skulle vi starte med nyhetsbrev, vil det bygge på uttrykkelig samtykke, og enhver utsendelse vil inneholde en tydelig avmeldingsmulighet.

Du kan også reservere deg mot adressert reklame og telefonsalg i Reservasjonsregisteret i Brønnøysund.

12 Informasjonssikkerhet

Vi har gjennomført tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysningene mot uautorisert tilgang, endring, sletting og tap, jf. personvernforordningen artikkel 32. Tiltakene omfatter blant annet kryptert overføring (HTTPS), tilgangsstyring og tofaktorautentisering på sentrale systemer, sikkerhetskopiering av bilde- og kundearkiv, begrenset deling av gallerier, og leverandørvurdering før nye systemer tas i bruk.

Ved brudd på personopplysningssikkerheten melder vi fra til Datatilsynet uten unødig opphold og senest innen 72 timer, med mindre bruddet neppe vil medføre risiko for den enkeltes rettigheter og friheter. Er risikoen høy, varsler vi også de berørte direkte.

13 Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter etter personvernforordningen:

• Innsyn — få vite om vi behandler opplysninger om deg, og få kopi av dem.

• Retting — få rettet opplysninger som er uriktige eller ufullstendige.

• Sletting — få slettet opplysninger, blant annet når de ikke lenger er nødvendige, eller når du trekker tilbake et samtykke.

• Begrensning — be om at behandlingen begrenses mens en innsigelse eller retting vurderes.

• Dataportabilitet — få utlevert opplysninger du har gitt oss, i et maskinlesbart format, der behandlingen bygger på samtykke eller avtale.

• Protest — protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse, og alltid mot direkte markedsføring.

• Trekke tilbake samtykke — når som helst, uten at det påvirker lovligheten av behandlingen før tilbaketrekkingen.

Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser eller profilering som har rettsvirkning for deg.

Henvendelser sendes til hello@alexcoppo.com. Vi svarer uten unødig opphold og senest innen én måned. Er henvendelsen kompleks, kan fristen forlenges med to måneder — da gir vi deg beskjed innen den første måneden. Vi kan be om dokumentasjon på identiteten din før vi utleverer opplysninger. Tjenesten er gratis.

14 Klage til Datatilsynet

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, setter vi pris på å høre fra deg først, slik at vi kan rette opp. Du har uansett rett til å klage til tilsynsmyndigheten:

Datatilsynet

Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo

E-post: postkasse@datatilsynet.no

Nettsted: www.datatilsynet.no

15 Endringer i erklæringen

Vi oppdaterer denne erklæringen når tjenestene, systemene eller regelverket endres. Gjeldende versjon ligger alltid på denne siden med dato for siste oppdatering. Ved vesentlige endringer som berører deg direkte, varsler vi særskilt.